報告・監査
グループのガイドライン、適切な範囲で統一された各社の定款、各社経営陣の業務規程、相互確認の原則に基づく署名・承認規程、および各機能部門の個別要件を通じて、さまざまな事項について具体的な承認・報告手続きが定められています。
その他の事項については、現地・地域レベルの定例会議または各部門の専門会議において協議し、合意を図ります。これらの会議は、経験や情報の共有および報告を行う場でもあります。
メッサーの主要な業務プロセスはすでに特定されており、多くの場合、ISOやGMPなどの基準に基づく認証を取得しています。
メッサー規程の遵守を確保するため、既存の組織体制を活用しなければなりません。各部門、地域責任者および経営陣は、それぞれの担当範囲におけるメッサー規程の実施および遵守について直接責任を負います。
グループ法務部門およびグループコンプライアンス部門の支援を受け、内部監査部門は各グループ会社において数日間にわたる定期監査を実施します。
この過程では、会社定款、業務規程、署名・承認規程、実施済みの研修プログラム、報告義務の遵守状況など、メッサー規程に関連する事項について詳細な確認を行います。
また、各専門部門も、安全・健康・環境・品質、医療、情報技術などの分野において詳細な専門評価を実施します。
指摘事項および改善提案は報告書に記録され、Messer SE & Co. KGaAの経営陣に提出されます。改善提案の実施状況は、定められた期間内に行われるフォローアップ評価によって確認されます。
一定の金額またはリスク水準に該当する係争中の訴訟、および紛争が発生する可能性やおそれのある事案については、四半期ごとに一元的に集約・確認します。
記録する情報には、事案の内容、係争金額、事案の進捗状況、訴訟リスク、および該当する場合には計上済みまたは計上が必要な引当金が含まれます。
各社の経営責任者、LCOおよびBCOは、メッサー規程の重大な違反行為が疑われるすべての事案について、CCOに報告する義務があります。
各グループ会社または該当部門におけるメッサー規程に関連するすべての事項については、前年度分の年次コンプライアンス報告書に記載し、遅くとも1月31日までにCCOへ報告しなければなりません。
CCOは、Messer SE & Co. KGaAの経営陣に定期的に報告します。個別の事案について、または要請があった場合、CCOは報告を受けたメッサー規程の重大な違反行為に関する情報を速やかに報告しなければなりません。その他の事項については、年1回報告します。
すべてのグループ会社およびグループの各機能部門は、リスク報告書の作成に向けて、年1回、グループ管理担当副社長に関連事項を報告します。
報告書はMesser SE & Co. KGaAの経営陣において審議され、必要に応じて経営陣が今後の措置を決定します。メッサーの監査役会には報告書が提供され、必要に応じて詳細な説明も行われます。
メッサーは毎年、すべての活動をサステナビリティ報告書にまとめ、グローバル・レポーティング・イニシアティブ（Global Reporting Initiative：GRI）の枠組みに基づく確認を実施します。